Guide: Fakturering – så enkelt kan det vara

1. En tydlig avsändare med namn och logotyp.
2. En tydlig mottagare/beställare med namn och om man jobbar mot projekt med ett tydligt specificerat projektnamn eller projekt-ID.
3. Ett namn på dig som fakturerar.
4. Ett tydligt faktureringsdatum när fakturan har skickats.
5. Ett tydligt sista betalningsdatum och förtydligat vad som kommer att ske om fakturan inte betalas i tid.
6. Telefonnummer och e-post, så man kan ringa eller maila vid eventuella frågor kring din faktura.
7. En tydlig innehållsspecifikation.

Vilka uppgifter ska en faktura innehålla?

För att en faktura ska vara korrekt behöver den innehålla vissa uppgifter. Här listar vi samtliga uppgifter tillsammans med en förklaring för att du ska kunna ta betalt och sköta din fakturering på rätt sätt.

1. Fakturanummer

Fakturan ska ha ett unikt löpnummer. Detta löpnummer ska ingå i en obruten nummerserie under hela ditt företags räkenskapsår. Till exempel 1001, 1002, 1003 och så vidare.

Att använda bara datum som fakturanummer är ogiltigt. I så fall behöver du lägga till löpnummer efter datumet, ibland fakturerar du ju flera kunder samma dag. Även kredit- och påminnelsefakturor ska ha ett unikt fakturanummer.

 2. Fakturadatum

Även om du inte ska använda datum som fakturanummer, ska fakturan innehålla datum för när fakturan skickas. Kom ihåg att ju fortare du fakturerar, desto snabbare får du betalt.

3. Kundens adress

Kundens adress, eller kundadress, är alltså adressen dit du skickar fakturan. Ange både namn och adress för kunden och kom ihåg att skriva ut hela namnet.

4. Datum för leverans

På din faktura ska du även ha med uppgifter om när du levererat varor eller tjänster. Ifall du inte kan ange ett specifikt datum. kan du ange leveransmånad.

Kom ihåg att det inte måste vara samma datum för leverans som faktureringsdatum. Det kan ju vara så att du levererat din tjänst eller vara, ex. den 14 juli, men att du sedan skriver fakturan den 31 juli om du har för vana att fakturera i slutet av månaden.

5. Betalningsvillkor och förfallodatum

Var tydlig med när köparen ska betala och vilka villkor som gäller. Förfallodatum är den sista dag som din kund kan betala fakturan och det ska alltid stå med. Betalningsvillkor anger hur många dagar kunden har på sig att betala.

Om du har 30 dagar som betalningsvillkor ska alltså fakturan betalas senast 30 dagar efter fakturadatumet. Det är även vanligt att man har 10, 15 eller 20 dagar som betalningsvillkor.

Gör gärna upp i förväg med dina kunder om vilka betalningsvillkor som ska gälla. Det blir alltid en bättre affär om säljaren och köparen är överens från början, samtidigt som du förebygger att eventuella missförstånd uppstår.

6. Eventuell dröjsmålsränta

Du vet väl om att du kan ta ut en dröjsmålsränta om din kund inte betalar fakturan i tid? Du har rätt att ta ut dröjsmålsräntan om kunden inte har betalat inom 30 dagar. Om din kund är en privatperson, måste du i fakturan meddela att du kommer att ta ut en dröjsmålsränta. Men även om du fakturerar ett företag kan det vara schysst att ange detta från början.

Man räknar ut dröjsmålsränta genom att ta Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. Du beräknar räntan på hela fakturans belopp inklusive moms.

7. Specificera vilka varor eller tjänster fakturan avser

Skriv tydligt ner vilka varor eller tjänster som fakturan avser. Kom ihåg att ange antal och om det är styck (varor) eller timmar (tjänster).

8. Pris, moms och totalbelopp

Givetvis måste du även ange priset på dina tjänster eller varor. Dessa anger du exklusive moms, eftersom momsen kommer i nästa steg.

Moms ska anges på samtliga varor eller tjänster. Kom ihåg att dubbelkolla så att du anger rätt momssats för det du levererar. Om du har en verksamhet som säljer tjänster är det nästan alltid 25 % moms. På försäljning av bland annat livsmedel är momssatsen 12 %, medan försäljning av artiklar som till exempel böcker har en momssats på 6 %.

Pris + moms = totalbelopp

I slutet på fakturan lägger du ihop ditt pris med ditt momsbelopp och får då ut det totalbelopp som köparen ska betala.

9. Dina kontaktuppgifter

Var noga med att ange ditt företagsnamn, adress, telefonnummer, e-postadress och eventuell hemsideadress. Precis som med kundens uppgifter är det här viktigt att du skriver ut namn och företagsnamn i sin helhet och undviker förkortningar.

10. Ditt VAT-nummer

Ett VAT-nummer är ett registreringsnummer för moms som också det ska finnas med på din faktura. Om du tittar i registreringsutdraget, som du har fått från Skatteverket, kan du hitta ditt VAT-nummer där.

11. Bankuppgifter

För att din kund ska kunna betala dig behöver du ange ditt bankgiro- eller plusgironummer.

12. Godkänd för F-skatt

För dig som säljer tjänster är det obligatoriskt att även ange att du har F-skattsedel på fakturan. Det innebär kort och gott att det är du som företagare som har ansvar för att betala skatter och egenavgifter på ersättning för utfört arbete.

Har du ett faktureringsprogram räcker det med att du fyller i de flesta av dessa uppgifter en gång. De sparas sedan i en fakturamall som du kan använda för fakturering framåt. Även fakturanummer justeras automatiskt i de flesta programmen för fakturering.